ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ A INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

–

ZÁKAZNÍCI, POTENCIÁLNÍ ZÁKAZNÍCI A JEJICH ZÁSTUPCI

 (dále jen „Zásady “)

 

                                                              I.        Úvodní ustanovení

1. Ochrana osobních údajů je pro naši společnost důležitá. Tento dokument vysvětluje, jaké osobní údaje od Vás (zákazníků, potenciálních zákazníků a Vašich zástupců a zaměstnanců) společnost V-PODLAHY, s. r. o. shromažďuje a jak tyto údaje používáme. Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Cílem těchto Zásad je poskytnout Účastníkům základní informace ohledně zpracování Osobních údajů (zejm. informace o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu práv Účastníka souvisejících se zpracováním Osobních údajů).

 

2. Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:

-         Správcem osobních údajů obchodní společnost V-PODLAHY, s. r. o., IČ 25374745, se sídlem Na Hrázi 1603, 755 01 Vsetín, (dále jen „Správce“).

-         Účastníkem fyzická osoba, která je:

·        zákazníkem Správce nebo potenciálním zákazníkem Správce, příp. jejich zástupcem či zaměstnancem,

-         Osobními údaji mohou být v konkrétních případech

a) u zákazníků

- identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, bydliště, identifikační číslo podnikající fyzické osoby a daňové identifikační číslo podnikající fyzické osoby, telefonní číslo, e-mail),

- platební údaje (bankovní spojení),

- informace o poskytnutém plnění (produkty Správce),

- informace z osobní, telefonické a elektronické komunikace,

- případně další nezbytné údaje,

- u zákazníků E-shopu: IP adresa

b) u potenciálních zákazníků

- identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, bydliště, identifikační číslo podnikající fyzické osoby a daňové identifikační číslo podnikající fyzické osoby, telefonní číslo, e-mail),

- informace o zvoleném plnění (produkty Správce),

- informace z osobní, telefonické a elektronické komunikace.

- případně další nezbytné údaje,

- u potenciálních zákazníků E-shopu: IP adresa

c) u zástupců či zaměstnanců výše uvedených subjektů

- identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, titul, telefonní číslo, e-mail, pracovní či funkční zařazení),

- informace z osobní, telefonické a elektronické komunikace.

- případně další nezbytné údaje.

-         Smlouvou kupní smlouva dle § 2079 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, uzavíraná mezi Účastníkem, v postavení kupujícího, a Správcem, v postavení prodávajícího, bez ohledu na to, jakým způsobem (tj. prostřednictvím E-shopu, na pobočce Správce, či jinak) a v jaké formě jsou uzavírány.

-         E-shopem e-shop provozovaný Správcem na internetových stránkách https://eshop.vpodlahy.cz/.

-         Stávajícím zákazníkem Správce zákazník Správce, mezi nímž a Správcem byla v uplynulých 18 měsících uzavřena Smlouva.

 

3. Správce je podnikatelským subjektem podnikajícím v následujících oborech:

- truhlářství, podlahářství

- Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona

 

V rámci výše popsané podnikatelské činnosti jsou Správcem zpracovávány Osobní údaje:

a)    v rozsahu v jakém byly poskytnuty Účastníky v souvislosti s objednávkou produktů a/nebo služeb Správce, resp. v rámci jednání o možném uzavření Smlouvy se Správcem, jakož i v souvislosti s uzavřenou Smlouvou; a

b)    za účelem/účely uvedenými níže.

 

4. Správce je správcem Osobních údajů. Osobní údaje Účastníka jsou zpřístupněny zaměstnancům Správce v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností v rozsahu, který je v tom, kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

 

5. Účastník je povinen Správci poskytnout pouze pravdivé a přesné Osobní údaje.

 

6. Správce vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Osobních údajů.

 

II. Informace o zpracování osobních údajů

 

1. Příjemci Osobních údajů

Příjemci Osobních údajů mohou být v konkrétních případech:

- orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány)

- externí poskytovatelé odborných a specializovaných služeb

- účetní,

- daňový poradce a auditor, právní zástupce,

- správce informačního systému (informační systém K2).

V případě, že jsou osobní údaje vyjma Správcem zpracovávané také zpracovateli, děje se tak na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.

 

2. Právní titul, účely zpracování Osobních údajů

Správce zpracovává Osobní údaje pro následující účely:

·        zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku, resp. Smlouvy uzavřené mezi Správcem a Účastníkem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a Správce tak musí zpracovávat Osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Pokud Účastník neposkytne své Osobní údaje, není možné uzavřít či plnit Smlouvu se Správcem. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro uzavření a plnění Smlouvy ze strany Správce. Poskytování Osobních údajů Správci je obecně smluvní a zákonný požadavek.

·        k marketingovým účelům, resp. za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek Stávajícím zákazníkům Správce, přičemž právním titulem je zde ochrana oprávněného zájmu Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je zájem Správce na propagaci a nabízení jeho produktů a služeb a získání nových obchodních příležitostí.

·        k ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je zájem na řádném a včasném plnění Smlouvy uzavřené mezi Správcem a Účastníkem, plnění zákonných povinností, které Správci ze smluvního vztahu mezi ním a Účastníkem vyplývají, ochrana reputace Správce a ochrana majetkových zájmů Správce pro případné soudní spory (např. vymáhání pohledávek vzniklých ze Smlouvy či v souvislosti s ní).

 

3. Doba zpracování Osobních údajů

3.1. Osobní údaje zpracovává Správce pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Správce průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité Osobní údaje potřebné pro určitý účel. Nejsou-li Osobní údaje potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, dojde k jejich neprodlené likvidaci.

 

3.2. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření Smlouvy mezi Správcem a Účastníkem, a to za účelem uzavření Smlouvy, jakož i po dobu trvání smluvního vztahu založeného Smlouvou.

 

3.3. V případě uzavření Smlouvy mezi Správcem a Účastníkem budou Osobní údaje zpracovávány a uchovávány po dobu běhu promlčecí lhůty pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi Správcem a Účastníkem založeného Smlouvou, či s ním souvisejícího, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů Správce.

 

3.4. Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů budou Osobní údaje dále zpracovávány a uchovávány po dobu 5 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření Smlouvy. 

 

3.5. Osobní údaje (zejm. identifikační a kontaktní údaje) Stávajících zákazníků Správce budou zpracovávány pro marketingové účely, resp. za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek těmto zákazníkům ze strany Správce, po dobu 18 měsíců od ukončení plnění dle poslední Smlouvy uzavřené mezi Správcem a Účastníkem.

 

3.6. Bez ohledu na výše uvedené platí, že:

-         pokud je stanovena zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem, nebo rozhodnutím správního orgánu, archivační povinnost v souvislosti s Osobními údaji, musí být Osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu;

-         existuje-li odůvodněná potřeba, byť i eventuální, použití Osobních údajů v soudních či jiných obdobných sporech nebo správních, trestních či dalších řízeních, budou uchovávány minimálně po dobu 2 let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu 2 let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty u věci, kde by mohly být event. uplatněny.

 

3.7. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. II. odst. 3 těchto Zásad Správce Osobní údaje zlikviduje.

 

4. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získává Správce:

-         od Účastníka,

-         z vlastní činnosti,

-         z veřejně dostupných zdrojů (tj. veřejné rejstříky, evidence či seznamy).

 

5. Předávání osobních údajů do třetí země

Osobní údaje Účastníků nebudou předávány žádným třetím osobám do třetí země ani mezinárodní organizaci.

 

6. Osobní údaje mohou být zpracovávány v listinné i elektronické podobě neautomatizovaným způsobem, případně manuálně i automatizovaně, včetně algoritmického zpracování v informačních systémech. Účastník není předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro něj mělo jakékoliv právní účinky nebo se jej způsobem významně dotýkalo.

 

7. Účastník, který navštíví E-shop, bere na vědomí, že může docházet k ukládání cookies Správce na jeho zařízení. Více informací o cookies a jejich ukládání v zařízení Účastníka naleznete zde.

 

III. Práva Účastníka související se zpracováváním

 

1. Účastník má právo:

a)    Být informován o zpracování svých Osobních údajů

                    i.        Účastník je oprávněn od Správce požadovat informace, zda jsou Osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou Osobní údaje zpracovávány, má Účastník právo od Správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích Správci, jeho zástupci, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených Osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Osobních údajů, o oprávněných zájmech Správce, o výčtu práv Účastníka, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných Osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

                   ii.        Pokud Správce hodlá dále Osobní údaje Účastníka zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Účastníkovi ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.

b)    Požadovat od Správce přístup k jeho Osobním údajům

Účastník je od Správce oprávněn požadovat informaci, zda jsou jeho/její Osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených Osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní Osobních údajů, informace o Účastníkových právech (práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji Osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Účastníka, informace a záruky v případě předávání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Účastník má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných Osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

c)    Na opravu poskytnutých Osobních údajů

Pokud došlo na straně Účastníka například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za Osobní údaj, má Účastník právo od správce požadovat opravu zpracovávaných Osobních údajů. Navíc má Účastník právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

d)    Na výmaz poskytnutých Osobních údajů

V určitých stanovených případech má Účastník právo požadovat, aby Správce Osobní údaje Účastníka vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce Osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, Účastník se však může na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo Účastníka na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Osobní údaje Účastníka ponechat) a o jejím vyřízení bude Účastník detailně informován.

e)    Na omezení zpracování Osobních údajů

Správce zpracovává Osobní údaje Účastníka pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však Účastník měl pocit, že Správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které Osobní údaje zpracovává, může Účastník podat žádost, aby jeho/její Osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly Osobní údaje blokovány. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informován.

f)     podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Účastník se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování Osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/, e-mail posta@uoou.cz.

g)    Vznést námitku.

Účastník má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Osobních údajů na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, včetně profilování založeného na těchto ustanoveních. Správce Osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami Účastníka, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

 

2. V případě, že by se Účastník domníval, že Správce provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

a.    požádat Správce o vysvětlení a to e-mailem na adresu navratilova@vpodlahy.cz;

b.    vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu navratilova@vpodlahy.cz, aby Správce zajistil odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů). Správce o námitce neprodleně rozhodne a informuje Účastníka. Nevyhoví-li Správce námitce, má Účastník právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění Účastníka obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.

 

3. Účastník, resp. Stávající zákazník Správce, má právo vznést námitku proti zpracování jeho Osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek ze strany Správce. Pokud Účastník vznese námitku proti zpracování dle předchozí věty, nebudou již jeho Osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

 

4. Účastník může svá výše uvedená práva uplatnit písemně na adrese sídla Správce nebo elektronicky na adrese navratilova@vpodlahy.cz.

 

5. Požádá-li Účastník o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Správce povinen tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. V tomto případě budeme Účastník informován o jakémkoliv takovém prodloužení, a to nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

 

6. Pokud Účastník uplatní právo na přístup k Osobním údajům v elektronické formě, Správce mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické formě, ledaže Účastník požádá o jiný způsob poskytnutí informací.

 

7. Správce je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

 

                                                        II.        Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Účastníkem a Správcem jsou příslušné české soudy.

 

2. Znění Zásad může Správce změnit či doplňovat. O každé takové změně Správce informuje Účastníky nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.

 

3. Tyto Zásady nabývají účinnosti 1. 5. 2023